CRM koppelen met Wordpress

Informatie doorsturen naar je CRM

Vaak werken websites en CRM systemen los van elkaar. Met je website als marketingkanaal en je CRM systeem als ondersteuning voor de verkoopafdeling. Maar marketing en verkoop liggen in elkaars verlengde: Goede marketing zorgt voor aanvragen bij de verkoopafdeling. Daarom is het natuurlijk wel zo handig als je beide systemen aan elkaar kunt koppelen.

WordPress, Gravity Forms en Zapier

In dit artikel lees je hoe je een WordPress website kunt koppelen aan je favoriete CRM. Hier zijn standaard oplossingen voor die eigenlijk alleen goed geconfigureerd moeten worden. Wij doen dit met Zapier. Dit is een online dienst die het mogelijk maakt allerlei verschillende systemen met elkaar te koppelen. De belangrijkste vereisten zijn beheerders-toegang tot de systemen die je wilt koppelen, gebruik van Gravity Forms en enige kennis van het koppelen (mappen) van velden.

Ik ga uit van een contactformulier op een WordPress website waarmee een bezoeker informatie kan aanvragen over producten. In dit geval is dit een Gravity Forms formulier met velden voor naam- en contactgegevens en keuzevelden voor informatie over producten.

Er gebeuren 3 dingen als iemand een formulier invult en verstuurt:

  1. De ingevulde gegevens worden doorgestuurd naar het CRM
  2. Er gaat een mailtje naar de klant om te bevestigen dat zijn aanvraag is binnengekomen
  3. De CRM-beheerder krijgt een bericht dat er een nieuw contact is aangemaakt

Hoe werkt het?

Hieronder de stappen die nodig zijn om dit voor elkaar te krijgen:

Stap 1: Notificatie instellen in Gravity Forms

Wanneer je als beheerder ingelogd bent op je WordPress website maak je hier een nieuw formulier aan of je past een bestaand formulier aan. Vervolgens kun je in Gravity Forms notificaties instellen, waarmee het mailtje naar de klant afgehandeld kan worden. Deze notificatie zorgt voor een mailtje met insluiting van de gegevens die ingevuld zijn. Dit kan allemaal precies zo ingesteld worden als je wilt. Je kunt de email opmaken in HTML en van extra tekst voorzien.

Stap 2: Gravity Forms koppelen aan je CRM

Vervolgens zal het Grafity Forms formulier aan je CRM gekoppeld moeten worden. Dit doen we in Zapier. Hier kun je een koppeling maken waarbij je een gegevensbron en een ontvangend systeem selecteert. In Zapier kun je Gravity Forms kiezen en vervolgens je CRM. Vrijwel alle populaire CRM systemen zijn beschikbaar zoals: Salesforce, Zoho, Hirise, Infusionsoft, Hubspot CRM, Sugar CRM, MS Dynamics of Insightly.

Zapier geeft je een API-sleutel die je in de feed van je Gravity Forms formulier moet invoeren zodat beide systemen elkaar herkennen. Dit doe je ook voor het koppelen met CRM. (In sommige gevallen werkt het anadersom en geeft het CRM een API-sleutel af die je in Zapier invoert.) Nu kan Zapier de formulieren en velden inlezen. De volgende stap is de selectie van het juiste onderdeel in je CRM waar je de gegevens naartoe wilt sturen (bijvoorbeeld Prospects of Leads).

Stap 3: Velden koppelen

Daarna koppel je de CRM-velden aan specifieke velden van je Gravity Forms formulier, zodat de gegevens uit je formulier op de juiste plek in het CRM terecht komen. In Zapier en Gravity Forms kun je ook voorwaarden instellen voor het verwerken van de gegevens. Je kunt bijvoorbeeld op basis van een coupon code of een datum een formulier doorsturen met de notificatie dat het een actie betreft. Of je verwerkt alleen inzendingen waar een email-adres is ingevuld.

Stap 4: Notificaties vanuit het CRM

In de meeste CRM’s kun je een notificatie genereren of activeren wanneer er een nieuw contact aangemaakt wordt, zodat de beheerder van het CRM een signaaltje krijgt wanneer er een aanvraag is binnengekomen. Wanneer dit niet het geval is, kun je ook met een notificatie vanuit Gravity Forms werken of je maakt een extra actie aan in Zapier die een mailtje verstuurd wanneer er een nieuw contact in je CRM is aangemaakt.

Op deze manier kun je dus zonder enig maatwerk aanvragen vanaf je WordPress website doorsturen naar een CRM.

Meer weten? Nee contact op