inspelen op digitale ontwikkelingen

Helemaal digitaal!

Eigenlijk zijn we er allemaal wel mee bezig, met de impact die digitalisering op ons leven heeft. We voelen allemaal dat we in een tijd leven waarin alles sneller lijkt te gaan en grote veranderingen elkaar in rap tempo opvolgen. Al was het alleen maar omdat we ieder nieuwsfeitje meteen doorkrijgen op onze telefoon. Dat is digitalisering. We hebben er allemaal mee te maken op bijna alle terreinen van ons leven.

Van donkere kamer naar digibord

Ik wil het hebben over de invloed van digitalisering op onze manier van werken. In mijn rol van webontwikkelaar, vormgever, manager en marketeer is dit belangrijke kost. Toen ik mijn studie grafische vormgeving begon ontwikkelden we nog foto’s in een donkere kamer. Onze ontwerpen maakten we met de hand met wrijfletters (Je weet wel, zo’n doorzichtig velletje waar je de letters met een potlood van afwreef). In mijn tweede jaar werden de eerste Apple computers in gebruik genomen, met zwart-wit schermen die niet veel groter waren dan een 7″ tablet. Van het internet hadden we nog nooit gehoord. Kort na mijn afstuderen in 1995 maakte ik mijn eerste website. Daarna is het snel gegaan.

Inmiddels is digitalisering veel meer dan alleen internet en computers. De komst van smartphones was een grote stap en nu met slimme digitale horloges en ‘The Internet of Things’ wordt alles nog meer digitaal verbonden. Voor bedrijven is de impact ook groot door toepassing van robots in fabrieken en het gebruik van steeds meer software voor bedrijfsprocessen zoals boekhouding, planning of voorraadbeheer. Op scholen is het schoolbord met krijt vervangen door een digibord en lastige vragen worden aan Google voorgelegd.

Netwerken en Internet

Naast de technische aspecten van digitalisering speelt ook iets anders: Netwerken. We kunnen veel uitgebreider communiceren en kennis delen, waardoor onze manier van samenwerken en samenleven ingrijpend is veranderd. Het Internet heeft hierin een centrale rol gespeeld. Denken in netwerken is cruciaal geworden. Denk maar eens aan online netwerkmogelijkheden zoals LinkedIn.

Bedrijfsprocessen

Waren computers en het internet in de vorige eeuw nog vooral handige stukken gereedschap, tegenwoordig wordt ieder bedrijfsproces geraakt door digitalisering, zoals:

  • Communicatie
  • Administratie
  • Distributie
  • Financiën
  • Planning
  • Vergaderen
  • Klantenservice
  • Productie
  • Producten

 

Grote bedrijven die niet met deze veranderingen zijn meegegaan, zijn hierdoor helemaal verdwenen. Denk maar aan Kodak of Free Record Shop. Anderen wisten net op tijd de sprong naar een digitale manier van werken en produceren te maken zoals Videoland die nu alleen nog maar digitale films aanbiedt.

Disruptie

De kern van de verandering is dat er door digitalisering altijd en overal oneindig veel informatie en diensten beschikbaar zijn. Dat heeft de wereld op zijn kop gezet. Disruptie wordt dit genoemd. Tot voor kort leefden we in een wereld waarin alles draaide om beperkt beschikbare middelen. Je was blij als er dagelijks genoeg te eten was. Tegenwoordig is er zoveel dat we gebukt gaan onder tijdsgebrek en keuzestress. Beperkingen in tijd, ruimte, plaats en aanbod zijn helemaal veranderd.

Steeds meer verbinding

In de praktijk van je werk begint dit steeds verder door te dringen. Er zijn steeds meer mogelijkheden om online systemen en hulpmiddelen met elkaar te verbinden. Als iemand nu bij ons komt om een website te laten maken gaat het lang niet meer alleen om een online brochure. Je moet goed vindbaar zijn op Google, er moeten links zijn naar social media en je wilt inzicht in de bezoekersaantallen op je website. Het moet mobiel ook goed werken, mensen moeten online een bestelling kunnen doen en je wilt foto’s kunnen plaatsen vanaf je telefoon.

Het kan echter steeds verder gaan. Zet je jouw website in als een los stuk gereedschap of als centraal onderdeel in je bedrijfsproces of zelfs in je productieproces? Maak je de website onderdeel van de manier waarop je jouw producten aanbiedt en communiceert met je klanten? Wellicht kunnen jouw producten met een 3D-printer gemaakt worden of jouw product bestaat uit informatie die direct in het systeem van je klant geplaatst wordt.

Natuurlijk zal niet ieder bedrijf volledig digitaal worden. Wanneer je software ontwikkelt ligt het voor de hand om zo veel mogelijk van je bedrijfsprocessen digitaal te maken. Het is zonde van je tijd en middelen wanneer je jouw product op een usb-stick per auto naar je klant zou brengen, samen met een uitgeprinte handleiding van 50 pagina’s die na de eerste update alweer verouderd is. Wanneer menselijk contact echter belangrijk is voor de dienst die je levert, zoek dan naar de juiste mix van online en offline. Ben je een persoonlijk coach of trainer dan wil je zoveel mogelijk van je tijd samen met je klanten doorbrengen. Dan is het slim om het afhandelen van aanvragen zo in te richten dat het je weinig tijd kost en je jouw klanten optimaal helpt. Gebruik je digitale middelen zo dat ze je randwerkzaamheden uit handen nemen en je input geven om je klanten beter te kunnen helpen.

Voorbeeld: Coach

Laten we eens kijken naar een coach die mensen begeleidt naar een nieuwe carrière. Om zijn werk goed te kunnen doen, heeft is zo goed mogelijk inzicht in iemands ervaring, kennis en voorkeuren essentieel. Daarnaast zijn persoonlijke gesprekken op een prettige locatie belangrijk om een goed beeld te vormen van de mogelijkheden die iemand heeft. Mijn beste coachingsgesprekken waren aan de keukentafel of in een gezellig restaurant.

Een goede intake en het plannen van een prettige locatie zijn belangrijk en kunnen prima op een digitale manier gedaan worden. Bedenk een intake formulier waarin de klant zijn achtergrond, ervaring en voorkeuren kan invullen. Maak het niet saai, maar juist interactief met voorbeelden, beelden en video’s om je vragen te verduidelijken of alvast wat inspiratie te bieden. Snapt iemand iets niet? Stel een kanaal beschikbaar waarop korte vragen gesteld kunnen worden. Dit kan met een chat, via WhatsApp, SMS sociale media of e-mail. Maak dit een ervaring die jouw unieke manier van werken laat zien.

Wellicht wil je verschillende vormen van coaching aanbieden. Wandelend, sportend of met meerdere mensen. Maak dit ook een onderdeel van je online intake. Vervolgens geef je de mogelijkheid om de locatie en datum van de eerste afspraak te kiezen. Dit kan ook zo uitgebreid als je wilt met informatie over sfeer en omgeving, foto’s, video en reviews van verschillende locaties.

Iedere intake wordt als afspraak neergezet in de beheeromgeving van je website. Deze kunnen door jou aangepast worden wanneer de afspraak verzet wordt of niet doorgaat. Van iedere afspraak wordt automatisch een factuur klaargezet in je digitale boekhouding die verstuurd wordt nadat de eerste afspraak heeft plaatsgevonden.

Na een afspraak biedt je de mogelijkheid aan klanten om feedback te geven of vragen te stellen die je dan weer gebruikt als input voor een vervolgafspraak. Jouw eindoordeel of advies stel je online beschikbaar zodat je klanten dit nog eens rustig kunnen nalezen of delen met anderen.

Gebruik de kracht van online middelen

Zo zijn er veel meer voorbeelden beschikbaar. Zorg er voor dat jouw unieke expertise optimaal ingezet kan worden en alle processen daaromheen zoveel mogelijk automatisch verlopen. De kracht van online is dat je een eindeloze hoeveelheid informatie en opties kunt aanbieden zonder dat dit je extra tijd kost. Maak hier zo veel mogelijk gebruik van zodat je meer tijd aan je klanten kunt besteden en hun nog beter kunt helpen.

Iedereen heeft te maken met de invloed van digitale disruptie in de manier waarop men werkt. Wij willen graag met je meedenken over de kansen die dit voor jouw biedt.

Neem contact op om eens door te praten


Bronnen:

Jo Caudron, Digital Transformation

Joshua Cooper Ramo, The Seventh Sense

Martijn Aslander, Edwin Witteveen, Nooit Af

Paul Boag, Digital Adaption